PUL och GDPR

Policy för hantering av personuppgifter

Syftet med denna policy är att säkerställa att Folkets Hus Hallunda hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy är förankrad hos vår styrelse och våra medarbetare.

TILLÄMPNING OCH REVIDERING

Föreståndaren ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Föreståndaren är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för föreningens styrelse, föreståndare, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

ORGANISATION OCH ANSVAR

Föreståndaren har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR

Personuppgift

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad

Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING

För att Folkets Hus Hallunda ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål i verksamheten.

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Laglighet
• Ändamålsbegränsning
• Uppgiftsminimering
• Korrekthet
• Lagringsminimering
• Integritet och konfidentialitet

Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i vårt bokningssystem. Rutiner finns dokumenterat i vår personalhandbok. Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen. Information om personuppgiftsbehandling finns på vår hemsida. Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsansvarig ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten. Separat rutin finns. Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.